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予約自動化 説明資料(キャスト用)

はじめに ― 予約自動化の全体像

1
お客様が WEB予約フォームから予約申請
2
キャストに「予約受付確認のお知らせ」メールが届く
  • メール内のURL、またはキャストマイページから予約確認ページを開く
  • 「OK」または「受付不可」を確認期限内(通常24時間以内)に選ぶ
3
システムがお客様へ「予約受付のお知らせ」メールを送信
  • お客様がメール内URLから予約確認ページを開き、「確定」または「キャンセル」を期限内に選ぶ
4
お客様が「確定」を選んだ時点で予約確定
  • お客様へ「予約完了のお知らせ」メールが送信される
  • 同時にキャストへ「予約確定のお知らせ」メールが送信される
STEP 1

スケジュールを公開する前に

スケジュールを出すタイミング
  • 翌月のスケジュール公開は、必ず「自分が予約をさばける状態のとき」に行ってください。
  • スケジュールを出したタイミングで予約が集中するキャストもいるため、対応できないタイミングで一気に開けてしまうとあとから大変になります。
新規枠の考え方
  • 新規のお客様は「お悩み」や「備考」に記載があるケースが多く、事務所介入予約になります。
  • 事務所介入予約はキャストに届くまで時間がかかるため、「新規枠」をあらかじめ設けておくとスムーズに予約を取りやすくなります。
12時間お泊まりコースの受付時間
  • 12時間お泊まりコースは「19時以降スタート」のご予約のみ受付可能です。
  • 組み合わせ予約の場合は、19時より前の時間帯から受付可能です(例:施術+お泊まり)。
  • ルールから外れた予約が入った場合は、事務局と相談のうえ時間の変更・調整をしてください。
STEP 2

予約通知が来たら(最優先行動)

最優先事項 予約まわりでいちばん大事な仕事は「予約確認をできるだけ早く行うこと」です。
メール通知に気づいたら「あとでまとめて」ではなく、最優先で予約確認ページを開いてください。
予約受付確認メールの表示例
予約確認画面
当日予約の確認期限
  • 「予約申請から予約開始時間までが24時間以内」の予約は、すべて当日予約として扱います。
  • 深夜で日付をまたぐ直前の予約(例:23:00開始〜翌1:00終了)も当日予約の扱いです。
  • 当日予約は、予約開始時間の1時間前までに必ず「OK」か「受付不可」を選んでください。
確認しなかった場合 確認期限内に「OK/受付不可」を選ばなかった場合、「キャスト都合での自動キャンセル」になります。
キャスト側の確認が遅れるほど、お客様が「確定」を押せる時間が短くなります。
特に当日予約は確認期限が短いため、最優先で対応してください。
通知設定
  • 予約に関するメール通知は、必ずオンにしておいてください。
  • 迷惑メールフォルダも定期的に確認してください。
  • スケジュールを空けている時間帯は「すぐに連絡が取れて、すぐに動ける状態」が基本です。
  • 大阪:梅田・なんば周辺 / 東京:新宿周辺 / 博多:天神周辺まですぐに向かえる時間を意識してください。
メールの種類について

※お客様向けの内容ですが、キャストも把握しておいてください。

  • 延長、当日キャンセル料が発生する場合、クレカ決済の催促 → 従来のメールアドレス(unmomo.reservation@gmail.com)から送信
  • 上記以外 → システムが自動でメールを送信(返信不可
  • 予約の変更はお問い合わせフォームより連絡(急ぎの場合は電話)
Gmailの注意点
  • Gmailの「スレッド表示」は「オフ」にすることをおすすめします。
  • 操作:歯車マーク →「受信トレイのカスタマイズ」→「スレッド表示」→ オフ
「オン」のままにしていると起こること
  • 通知メール:複数の予約メールが自動でグループ化されるため、どの予約を確認済みか分かりづらくなります。
  • 確定メール:確定メールと変更後のメールがまとめられてしまい、変更内容の見落としにつながります。
  • 予約確認の見落としが不安な場合は、キャストマイページから確認するのが確実です。
STEP 3

予約を確認する(OK / 受付不可)

受付の順番ルール
キャストマイページの未確認予約表示例
  • 予約は「先に入ったものから順番に」受付してください(先着順)。
  • キャストマイページの「予約確認待ち」は、先に入った予約が上に表示されます。
  • 複数件ある場合は、必ず上から順番に確認してください。
  • 後から来た予約だけを先に確認して、先の予約が取れなくなるような行動はNGです。
  • 順番を守らない行動が続く場合は、注意・指導やペナルティの対象となります。
確認順の注意 一覧は先着順(古いものが上)に並びますが、途中に当日予約が混ざっている場合があります。
当日予約は確認期限が短い(開始1時間前まで)ため、見落とさないよう注意してください。
お客様が予約確認する段階で変更がある場合
リピートのお客様であっても、予約確認の段階で内容に変更がある場合は、一旦キャンセルして予約を取り直してもらうよう案内してください。
「受付不可」にする場合の共通ルール
  • 必ず理由を選択し、必要に応じてお客様へのメッセージを残してください。
  • 理由とメッセージ内容はすべてお店側で確認できます。
  • 「お客様の立場だったらどう感じるか」を意識した丁寧な文章を心がけてください。
1 日時対応不可
受付不可:日時対応不可の画面
  • すでに別の予定や予約が入っており、対応できないときに選んでください。
  • 可能であれば「〇月〇日△時〜ならお受けできます」など代替日程を提案してください。
2 待ち合わせ場所がわからない
受付不可:待ち合わせ場所がわからない画面
以下の条件すべてに当てはまる予約はこちらを選ぶ 新規のお客様 かつ ショートメッセージ不要の設定 かつ 待ち合わせ場所詳細が曖昧
  • 待ち合わせ場所が不明確なまま予約を進めると、合流トラブルや後からの交通費加算など大きなトラブルにつながります。必ず利用場所が明確な予約を受けてください(新規・リピート共に)。
  • 深夜交通費(4,000円)は、お客様が予約フォームを送る最終確認画面で加算が表示される仕様です。
新規のお客様の予約を受ける際の注意 ・事前連絡不要 + 待ち合わせ場所が曖昧 → 受けない方向で対応してください。
・確定してしまった場合はすぐに事務局に報告してください。
・ショートメッセージありでも連絡がついていなければ、遅くても前日中には事務局に連絡してください。
待ち合わせ場所がわからない場合のメールテンプレ
3 自身の都合
受付不可:自身の都合の画面
  • スケジュールの締め忘れなど、キャスト自身の都合で対応できない場合に選んでください。
  • 必ず一言お詫びと、可能であれば他の日程候補を添えてください。
例:「この度は私の都合でお受けできず申し訳ございません。〇月〇日△時〜でしたらご案内可能です。」
お客様が「確定」した後
  • お客様が予約を確定すると、キャストに「予約確定のお知らせ」メールが届きます。
  • 予約内容・料金明細を確認してください。
予約確定メールの表示例
STEP 4

予約の種類別ルール

先取り予約
先取り予約の画面
  • HPに出勤が反映されていない先の日程の予約を受けた場合は「先取り予約」になります。
  • 予約確認ページで「OK」を選ぶ際、「先取り予約として受付する」にチェックを入れてください。
  • チェックの有無・操作履歴はお店側で確認できます。違反が続く場合はペナルティの対象です。
  • 不正な予約の取り方が続く場合は、スケジュール掲載日のみ予約受付可能にする制限をかけることがあります。
種別先取り料金
通常予約+5,000円
組み合わせ予約+10,000円
先取り予約なのに通常予約で受けてしまった場合 キャスト経由で調整対応となります。調整に時間がかかる場合はキャンセルとなります。
次回予約で先取り予約になってしまった場合 調整なしでキャンセル処理となります。
次回予約と特典(30分無料延長)

▼ キャスト側に届くメール

次回予約メール(キャスト側)

▼ お客様側に届くメール

次回予約メール(お客様側)
  • 合流〜解散までの間にお客様に次回予約を確定してもらうと【次回予約特典(30分無料延長)】が付きます。
  • 対象はプラチナランク以下のセラピストのみです。
  • コース終了予定時間内に「確定」まで完了した予約のみ対象になります(1分でも過ぎるとNG)。
  • なるべく早めにお客様にWEB予約の入力をお声がけしてください。
  • 特典はシステム自動判定のため、あとから手動で付けることはできません。
次回予約の対応中に「次の次回予約」を取る場合 30分無料延長の特典時間に入ってからは、次の次回予約を確定できません。
次回予約を取る場合は、元のコース終了予定時間までに確定が必要です。
例:10:00〜120分コース+30分延長特典 → 12:00(コース終了予定)までに確定が必要
事務所介入予約

以下のいずれかに当てはまる予約は、WEB予約が入った後、事務所で予約内容の確認が入る「事務所介入予約」になります。

研修生120分施術コース(会員さまのみ) トラベルコース ご利用地域が「その他」 ご利用エリアが「その他」 「ご相談したいお悩み」に記載あり 「備考」に記載あり
事務所介入のフロー
  1. お客様がWEB予約フォームから予約申請
  2. 事務所が内容を確認(問題があれば、この時点で受付不可/利用場所に応じて交通費などを確認します)
  3. 問題なければキャストに通知
  4. 以降は通常の自動化と同じ流れ
  • 事務所介入予約は、自動化予約より受付に時間がかかります。
  • 当日の事務所介入予約で、営業時間外(22:00〜翌10:00)の時間帯に入ったものはシステム上受付不可となります。
介入予約の次回予約について ・介入予約の次回予約は営業時間内(10:00〜22:00)に行ってください。
・予約した時点でお店にLINE連絡を入れてください。
・上記がないと成立しません。
STEP 5

当日の対応と支払い

支払い方法の基本
  • 深夜帯〜朝の当日予約(事務所受付時間外)は、基本的に「現金でのお支払い」です。
  • クレジットカード希望の場合は、合流後にキャストの前で決済し、必ず決済完了画面を確認してください。
時間外予約のクレカ決済について 決済完了画面を確認しないまま解散し、決済が行われていなかった場合、「全額キャストの罰金」となります。
クレカ予約を受けるかどうかはキャスト自身の判断です。
リピートのお客様には、できる限り「現金でのお支払い」へ切り替えるよう案内してください。
開始時間の変更について
  • お客様都合で開始時間が変更となる場合は、必ずお客様からお店に連絡が必要です。特に当日のお客様の遅刻などで開始時間が変わる場合は要注意です。キャストもこのルールをきちんと把握しておいてください。
  • お客様から事前にお店へ遅れる連絡があった場合は、遅らせてのスタートOKです。
  • キャスト都合で開始時間が遅れる場合は、キャストがお客様と調整し、キャストからお店に報告してください。
予約開始時間を過ぎてもお店にお客様から連絡がなかった場合元の予約開始時間からカウントスタートします。
・キャストが対応できる場合 → コース時間は短くなりますがそのまま遂行してください。
・キャストが待てない場合 → 自動キャンセル(キャンセル料発生)
例:21:00スタートでお客様が21:15に到着 → 21:00〜カウント。解散報告が遅れていた場合はキャスト側の問題になります。
お客様が遅れているが到着時間が不明/連絡がつかない場合 自動キャンセル(キャンセル料発生)となります。
予約の延長について
  • 終了予定時間を過ぎてからの延長申告は裏引きとみなし、罰金となります。
  • 延長は必ずコース終了予定時間内に申請してください。
解散後の再合流について
解散後に「やっぱり延長したい」と言われて勝手に会いに行った場合は違反です。
罰金を請求します。
予約のインターバルについて
  • 解散後2時間以上空けての次の合流は受付可能です。
  • ただし、延長に繋げなかった理由を確認させていただきます。
  • 確認した内容は、月初の会議で山上・朝日に報告します。
当日深夜帯〜翌朝の予約対応
  • 営業時間外(22:00〜翌10:00)の当日予約で事務所介入予約にあたるものはシステム上受付不可です。
  • リピーターのお客様には、備考等を使わず通常の予約フォームで予約してもらうよう案内してください。
LINE報告の変更点
システムで完結するもの ・次回予約
・深夜の予約
※合流・解散報告は通常通り行ってください。
今まで通りLINE報告が必要なもの ・延長
・キャスト都合の変更
・次回予約が確定した場合 →「次回予約確定しました」と報告
※次回予約自体はシステムで完結しますが、確定の報告はお店連絡必須です。
予約確認後のスケジュール締め
  • 予約が入ったタイミングで、各自必ずスケジュールを締めてください。
  • 次回予約で日程が決まった場合も同様に、すぐにスケジュールを締めてください。
参考 ― お客様側のルール(キャストも把握しておくこと)
お客様にも確認期限がある
  • お客様も「予約受付のお知らせメール」から確認期限内に「確定/キャンセル」を選ぶ必要があります。
  • 確認期限はキャスト側と同じです。
当日予約はお客様都合でのキャンセル不可
  • お客様が確認期限内に「確定」を押さず期限切れになった場合は「お客様都合での自動キャンセル」扱いです。
  • その場合はお店からお客様へ注意喚起の連絡をすることがあり、今後の予約をお断り・制限する場合があります。
開始1時間前を切った当日予約について
  • 当日予約で開始時間の1時間前を切った予約は、システム上受付不可となります。
  • このようなケースは電話受付のみの対応となります。
リピートのお客様への事前共有
  • 「当日予約はキャンセルできないこと」「確認期限内に確定しないと自動キャンセルになること」を事前にキャスト側からもしっかり伝えてください。
  • 「知らなかった」「そんなつもりじゃなかった」というトラブルを防ぐためです。
参考 ― 交通費一覧
全エリア共通
解散予定 23:30〜4:30 の場合
(お泊まりコースは無料)
4,000円
ホテル合流・ご自宅訪問時
(最寄り駅から徒歩15分以上の場合)
往復タクシー代実費
深夜帯のご利用
タクシー代実費(片道または往復)
深夜帯のタクシー代の判断基準 深夜帯(公共交通機関が動いていない時間帯)のご利用では、合流場所の近くに「始発まで時間を潰せる施設(漫画喫茶・ネットカフェなど)」があるかどうかでタクシー代の有無が変わります。
施設が近くにある場合
  • 行き:電車あり / 帰り:電車なし → 解散後に施設で始発まで待機。施設代は深夜手当(4,000円)で賄うため、タクシー代不要
  • 行き:電車なし / 帰り:電車なし → 行きだけタクシーが必要。解散後は施設で待機(施設代は深夜手当で賄う)のため、片道タクシー代
施設が近くにない場合
  • 行き:電車あり / 帰り:電車なし → 帰りにタクシーが必要。片道タクシー代
  • 行き:電車なし / 帰り:電車なし → 行きも帰りもタクシーが必要。往復タクシー代
お客様への案内について 現在、タクシー代の判定はシステムに組み込めていません。
システムに組み込めるまでは、キャスト自身で判断のうえ正確にお客様へ案内してください。

・タクシー代が発生する場合は、予約確定後にお客様へご案内してください。
・タクシー代は当日実費にてお客様にご精算いただきます。
・予約確認の時点で交通費の案内ができるよう、合流場所の周辺環境を事前に確認しておいてください。
(※お客様が予約フォームを送信する最終画面で、タクシー代のお支払いに関する同意は取得しています。)
大阪
エリア交通費
梅田・大阪駅周辺0円
なんば・心斎橋周辺0円
その他大阪市内1,000円
大阪市外大阪府内2,000円
京都

在籍=京都在籍・関西出張中 / 非在籍=大阪在籍・大阪出張中を京都に呼ぶ場合

エリア在籍非在籍
京都河原町・三条・祇園四条0円2,000円
京都駅0円2,000円
竹田駅周辺1,000円2,000円
京都南インター周辺1,000円3,000円
その他京都市内(右京区・北区・左京区含む)2,000円3,000円
神戸

在籍=神戸在籍・関西出張中 / 非在籍=大阪在籍・大阪出張中を神戸に呼ぶ場合

エリア在籍非在籍
三ノ宮・神戸三宮・元町・JR神戸駅周辺0円2,000円
新神戸駅周辺0円2,000円
尼崎・西宮・芦屋・東灘1,000円2,000円
須磨海浜公園・長田・垂水1,000円2,000円
朝霧駅周辺2,000円3,000円
姫路駅周辺3,000円7,000円
名古屋
エリア交通費
名古屋駅・栄・新栄0円
金山・千種・今池0円
その他名古屋市内1,000円
豊橋市3,000円
東京
エリア交通費
新宿・池袋・渋谷0円
五反田0円
錦糸町0円
その他東京23区内1,000円
舞浜(ディズニーランド)2,000円
大宮駅2,000円
横浜

在籍=横浜在籍 / 非在籍=東京在籍・東京出張中を横浜に呼ぶ場合

エリア在籍非在籍
横浜駅周辺0円2,000円
関内・桜木町・伊勢佐木町・福富町周辺0円3,000円
新横浜駅周辺0円3,000円
川崎駅周辺1,000円2,000円
汐入・横須賀・相模原・橋本周辺1,000円4,000円
博多
エリア交通費
天神・中州・博多駅周辺0円
その他福岡市内1,000円
北九州市(小倉周辺)4,000円
佐賀駅周辺6,000円
熊本駅周辺12,000円
長崎駅周辺13,000円
大分駅・別府駅周辺15,000円

※各エリア、上記に記載のないエリアの交通費は要相談となります。

まとめ ― 必ず押さえるポイント

  • 予約確認は最優先(特に当日予約は確認期限が短い)
  • 確認順は先着順(古いものが上、当日予約の見落とし注意)
  • 新規のお客様:場所不明は受けない方向
  • 先取り予約のチェックを忘れない
  • 次回予約特典は元のコース終了時間までに確定
  • 介入予約の次回予約は営業時間内(10:00〜22:00)に + LINEで報告
  • 開始時間の変更はお客様からお店に連絡必須(特に当日の遅刻等は要注意)
  • 延長は終了予定時間内に申請(過ぎたら裏引き扱いで罰金)
  • 解散後の再合流は違反(裏引き扱いで罰金)
  • 深夜帯のタクシー代はキャスト自身で判断のうえお客様へ案内(施設の有無で判断)
  • 深夜帯の介入予約はシステム上受付不可
  • 予約確認後はスケジュールをすぐ締める
  • 次回予約・深夜予約はシステムで完結。延長・キャスト都合の変更/キャンセル・次回予約確定時はLINEで報告
  • 不正な予約の取り方をした場合は、スケジュール掲載日のみ予約受付可能にする制限をかけることがあります